Ja, eine Dienstleistung für die Ausarbeitung aller strategischen und operativen Planungsschritte ist möglich.

ArchivInForm übernimmt optional die fachliche Steuerung und das Projektmanagement und kann bei der Einbindung und Vermittlung zwischen den verschiedenen Akteuren federführend tätig werden.

Die meisten der bislang angebundenen DMS exportieren Pakete in den oben angeführten Standards, z.B. Acta Nova, Fabasoft, CMI Axioma, Brainconnect, eGeKo, OneGovGever und viele weitere. Möchte man Daten aus einem System übernehmen, dass im Export keinen solchen Standard unterstützt, braucht es zunächst eine Analyse, welche Daten und Metadaten man in welcher Form übernehmen möchte und wie sich diese benötigten Daten und Metadaten aus dem System exportieren lassen. Darauf aufbauend lässt sich ein Übernahmeprozess entwickeln, der je nach Ausgangslage mehr oder weniger kompliziert umgesetzt werden kann.

Dies gilt nicht nur für Dokumentenmanagementsysteme, sondern auch für Fachverfahren und Datenbanken. Wir haben diverse solche Übernahmeprozesse entwickelt, bspw. für Daten aus Sharepoint, archäologischen Datenbanken oder auch Bibliotheks- und Sammlungssystemen.

Bereits in vielfachem Einsatz sind verschiedene Schnittstellen wie eCH-0160, EDIDOC und SEDA, die Pendants von xdomea in der Schweiz, Österreich und in Frankreich. Alle diese Standards, inkl. xdomea, weisen konzeptionell viele Gemeinsamkeiten und Ähnlichkeiten auf. Ein xdomea-Konverter ist zur Zeit in Entwicklung.

Grundsätzlich ja, jedoch müssen erfahrungsgemäß noch spezifische Anpassungen je nach örtlicher Regelung und Nutzung der Archivinformationssysteme vorgenommen werden.

Eine solche Funktionalität ist aus unserer Sicht wünschenswert. Dies bedeutete die Aufhebung der Trennung von beschreibenden und technischen Metadaten (alle Metadaten, inkl. beschreibende Metadaten, sind vollständig im digitalen Magazin gespeichert). Aktuell existiert ein solches System nicht. docuteam entwickelt aber genau aus den genannten Gründen ein neues Archivinformationssystem, das auf Linked Data-Technologien fußt und diese Funktionalität bieten wird.

Alle im digitalen Archiv befindlichen digitalen Objekte erhalten eine eindeutige ID. Über das jeweilige verwendete Archivinformationssystem können die Objekte automatisiert oder manuell den jeweiligen Verzeichnungseinheiten zugeordnet werden und heruntergeladen werden.

docuteam bietet das webbasierte Archivinformationssystem AtoM als Teil der cloudbasierten cosmos-Lösung an, mit dem der Zugang bequem realisiert werden kann.

Ja, der Zugriff und Download der Metadaten in verschiedenen Schemata sowie des Original-Objekts ist über verschiedene Suchfelder möglich.

Die Daten werden georedundant auf Servern in Limburg an der Lahn sowie Straßburg (Backup) abgelegt. Es wird vertragliche Regelungen für Datensicherheit und Datenschutz (gem. EU-DSGVO) geben. Die Rechte an den Daten verbleiben bei Ihnen. Bei Bedarf existiert auch die Möglichkeit, dass sie zusätzlich selbst Sicherungskopien für die Aufbewahrung in ihrem Archiv anfertigen.

Nein. Art. 28 DSGVO regelt und erlaubt sodann den Einsatz von Auftragsverarbeitern, also privaten Rechenzentren.

Der Auftragsverarbeiter muss nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet. Auch die weiteren Voraussetzungen nach Art. 28 DSGVO für eine datenschutzkonforme Auftragsverarbeitung sind selbstverständlich einzuhalten.

Ja, das System erlaubt verschiedene Konfigurationen wie beispielsweise die der Migrationsparameter.

Ja, der Ingest kann, je nach Anforderung, sowohl manuell als auch automatisiert oder teilautomatisiert erfolgen.

Für den Masseningest von Digitalisaten stehen diverse Möglichkeiten zur Automatisierung und/oder Teilautomatisierung zur Verfügung (z.B. Erfassung von Metadaten in einem Excel-Tabellenblatt und automatische SIP-Bildung unter Verwendung dieser Metadaten). Über solche optimierten Verfahren sind sehr hohe Durchsatzzahlen möglich.

Ja. Beispielsweise können sich so mehrere Archive (etwa auf Kreisebene) zusammenschließen. Und das sowohl bei der Cloud- als auch in der On-Premis-Lösung.