In jedem Digitalisierungsprojekt sind vorausschauende Planung, Steuerung und ein effizientes Fehlermanagement unabdingbar, um unnötige Mehraufwände zu vermeiden. Ermitteln Sie deshalb frühzeitig Ihre Bedarfe – und finden Sie in unseren Qualitätsmanagementmodulen die Lösung. Darüber hinaus erstellen wir mit Ihnen ein bedarfsgerechtes Konzept für die Qualitätssicherung Ihrer Digitalisierungsdaten und bieten für jedes Ziel eine effiziente Lösung. Dafür haben wir drei Module entwickelt, die individuell und flexibel kombiniert und entsprechend Ihrer Bedürfnisse angepasst werden können.
Qualitätsmanagement für Digitalisierungsprojekte
QM1 – Konzeption und Planung
Vor-Ort-Termin mit stichprobenartiger Sichtung der zu digitalisierenden Originale
Fehlerquellenanalyse: Materialität, Dokumententypen, Formate; Metall- und Plastikteilen, Bindung; ggf. Erhebung von Kennzahlen
Empfehlungen für vorbereitende Maßnahmen: Bestandsrevision, Zustandserfassung, Konservatorische und restauratorische Bearbeitung, Foliierung
Analyse analoger und digitaler Abläufe in der geplanten Projektumsetzung: Nachvollziehbare und medienbruchfreie Dokumentation, Technische Infrastruktur an den Arbeitsplätzen, Geeignete Wege und Räume für Transport, Aktenvor- und -nachbereitung
Optional: Erstellung einer Leistungsbeschreibung basierend auf den Erkenntnissen des Vor-Ort-Termins
QM2 – Steuerung
Kontrolle und Dokumentation des Projektfortschritts
Auswertung und Anpassung der Umsetzungsmaßnahmen
Koordination und Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten
Vor- und Nachbereitung der Originale
QM3 – Fehlermanagement
Datennachlieferung und Import
Technische Prüfung, qualitative Kontrolle der Sichtprüfungsfehler
Löschung ungültiger Versionen und Deklaration gültiger Versionen
Dokumentation und Kommunikation mit dem Scandienstleister
Qualitätssicherung im Digitalisierungsprojekt
QS1 – technische Prüfung (100%)
Überprüfung der Digitalisate auf technisch-strukturelle Qualität:
Validierung auf Konformität, Einhaltung der Scanauflösung, Farbraum, Kompression, korrekte Ablage
Einhaltung der vorgegebenen Ordner- und Dateibenennungskonventionen, Ablagestruktur
Vollständigkeitsabgleich auf mehreren Ebenen
Integration einer OCR-Erkennung
Aktendeckelprüfung
QS2 – Prüfung am Digitalisat (Stichprobe)
Überprüfung der Digitalisate auf manuell-operative Qualität:
einheitliche Aufnahme
korrekte Hinterlegung
möglicher Informationsverlust
vorhandene Duplikate
korrekte Leserichtung
korrekte Rahmensetzung
Vollständigkeit (bei Foliierung, Paginierung)
QS3 – Prüfung am Original (Stichprobe)
Überprüfung der in der QS2 aufgeführten Parameter und zusätzlich Kontrolle auf:
