Digitale Archivierung mit
docuteam cosmos

In Deutschland begleitet ArchivInForm Ihren Weg zum Digitalen Archiv mit docuteam cosmos. Unsere sechs Schritte machen Ihr Vorhaben realisierbar und geben die nötige Struktur. Die Schritte setzen dort an, wo Sie beim Aufbau der digitalen Archivierung stehen.

docuteam cosmos ist eine Standardlösung für die digitale Archivierung, die aus der Cloud bezogen oder im eigenen Rechenzentrum betrieben wird. Damit können öffentliche und private Organisationen digitale Unterlagen langfristig sichern und nutzbar halten, über Generationen von Software, Hardware und Dateiformaten hinweg. Die Plattform basiert auf dem internationalen Standard OAIS, ISO 14721.

docuteam cosmos besitzt Schnittstellen, um Ablieferungen aus dem Dateisystem oder aus einer E-Akten-Lösung entgegenzunehmen und zu validieren (SIP). Die Dateien werden automatisiert in archivtaugliche Formate umgewandelt und die aufbereiteten Unterlagen im elektronischen Magazin gespeichert (AIP). docuteam cosmos funktioniert mit allen gängigen Archivinformationssystemen, Sie müssen also nicht Ihr bestehendes System wechseln, nur weil Sie digital archivieren wollen. Archiviert wird in den verbreiteten Metadatenstandards EAD, PREMIS und METS. Digitale Archivierung muss nachvollziehbar und transparent funktionieren. Darum stehen sämtliche docuteam-Werkzeuge unter der Open Source-Lizenz GPL3.

Doppelte Expertise für Ihr Vorhaben

Sowohl bei ArchivInForm, als auch bei docuteam arbeiten Fachexperten und wissenschaftliche Archivare, die über jahrelange Erfahrung in der Digitalisierung, digitalen Archivierung und Konzepterarbeitung verfügen, docuteam steht bei Bedarf als technischer Partner zur Seite. Die zwei Unternehmen stehen in einem engen fachlichen Austausch, von dem auch die Kunden profitieren.

Für den Einstieg in docuteam cosmos sieht unsere Vorgehensweise wie folgt aus:

„Anfangen“ und „Bedarfe kennen“:

Bei einem ein- bis zweitägigen Workshop sprechen wir über Ihre Vorarbeiten und Ihre Zielvorgaben, um die Bedarfe besser kennenzulernen. Wir stellen Ihnen die Beispielsysteme aus dem docuteam cosmos vor und demonstrieren Beispielworkflows der drei Modellvarianten (siehe Preisblatt). Im Nachgang werden Ihre Bedarfe in einem Rahmenkonzept festgehalten, um die Auswahl eines der drei Modelle zu ermöglichen und einen Zeitplan für den Einstieg aufzustellen.

„Planen und Gestalten“:

Auf Grundlage des Rahmenkonzeptes erstellen wir Ihnen ein konkretes Angebot für Initial- und Folgeaufwände. Dies beinhaltet sowohl die technische Umsetzung durch docuteam als auch die Konzeptarbeit durch ArchivInForm, die für den Aufbau des Digitalen Archivs notwendig ist. Die Konzeptarbeiten fokussieren die Planung der Prozesse sowie die Erstellung eines Feinkonzeptes für die praktische Umsetzung in Ihrem (Digitalen) Archiv.

„Einführen“:

Wir begleiten Sie bei der Einführung Ihres Digitalen Archivs. Dies beinhaltet die Evaluation der Prozesse sowie die praktische Schulung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den laufenden Betrieb.

„Durchführen“ und „Verknüpfen“:

Wir bieten fachliche, technische und personelle Unterstützung für Ihr Digitales Archiv. Dies beinhaltet auch die Erstellung von Bewertungs- und Erschließungsrichtlinien sowie die Durchführung von Übernahmen und die Erschließung Ihres digitalen Archivguts.